Röportaj: Nihat Çukurkaya - CEVA Lojistik İnsan Kaynakları ve İletişim Direktörü

Bize kendinizi tanıtır mısınız ?

Bilkent Üniversitesi Siyaset Bilimi Bölümünden mezun olduktan sonra iş hayatına 1996 yılında Intersun Holding – Dubai’de İnsan Kaynakları Uzmanı olarak başladım. Daha sonra Totalgaz Türkiye ve İXİR A.Ş.’de İnsan Kaynakları departmanlarında görev yaptım.

2001 yılında TNT Lojistik Türkiye’nin kuruluşunda İnsan Kaynakları biriminde görev aldım. TNT Lojistik’in Kargotek Lojistik şirketini satın alma ve birleşme süreçlerinde aktif rol aldım. 2002 yılında İnsan Kaynakları Yöneticisi, 2004 yılında İnsan Kaynakları Direktörlüğü pozisyonlarına terfi ettim.

2006 yılında TPG Grubu’nun TNT Lojistik’i Apollo Investment LP Şirketine satışı ile birlikte şirketin yeniden yapılanma sürecinde görev yaptım. 2008 yılı Eylül ayında Türkiye operasyonlarındaki sorumluluklarımın yanısıra Yunanistan, Bulgaristan, Sırbistan ve Makedonya’nın da içinde bulunduğu Balkan ülkelerinin İnsan Kaynakları Direktörlüğü görevini de üstlendim. Kasım 2008 yılından bu yana CEVA Türkiye ve Balkan ülkeleri organizasyonunda İnsan Kaynakları Direktörlüğü’nün yanı sıra İletişim Direktörlüğü görevini de yürütmekteyim.

Eğitim ve Gelişim Yönetimi’ne yönelik süreç tasarımı nasıl ve hangi aşamalarda yapılmıştır?

CEVA Lojistik Türkiye organizasyonu, kurulduğu 2000 senesinden itibaren her yıl min. %30 oranında bir büyüme çizgisi göstererek sektör ve Türkiye’nin büyüme potansiyelinin çok üzerinde bir trendle yoluna devam etmektedir. Şirketimiz, içinde bulunduğumuz sektörün getirdiği yetişmiş insan kaynağı açısından sorunların yaşandığı, kurumun gelişimine katkıda bulunacak yetkinlikte personel istihdamında ciddi sıkıntıların yaşandığı bir alanda faaliyet göstermektedir. Özellikle Lojistik hizmetinin sunumunda “fark yaratan” en önemli değer, insan faktörüdür. Farkı yaratacak olan yetişmiş insan kaynağının Kurumsal hizmet anlayışı çerçevesinde eğitilmesi ve geliştirilmesi CEVA Lojistik Türkiye organizasyonunun kurumsal hedefleri arasında yer almaktadır.

Bu anlayış paralelinde çalışanların eğitim ve gelişimine yatırım yapmak üzere; “Çalışanların Eğitim ve gelişimi ana hedefimizdir” ilkesi ile yola çıkan CEVA Lojistik Türkiye Yönetimi, Eğitim ve Gelişim faaliyetlerini 2007 yılında yeniden yapılandırma kararı alarak Investors In People (IIP) sürecine uygun şekilde tasarlamıştır.

Eğitim ve Gelişim Yönetimi sürecini çalışanların gelişimi ile organizasyonun amaç ve hedeflerinin bağlantısını sağlamak amacıyla geliştirilmiş olan IIP Standartları çerçevesinde; çalışanların bireysel gelişimine yatırım yaparak onların gelişimini desteklemek ve bu yolla bireylerin önce departman hedeflerine ve dolayısıyla şirket hedeflerine katkılarının değerini artırmak yönünde temeller üzerine inşa etmiştir.

CEVA Lojistik Türkiye organizasyonu Eğitim ve Gelişim Yönetimi süreci; şirketin büyüme stratejileri çerçevesinde şirket yönetimi ile çalışanların beraber belirlediği hedefler paralelinde her kademeden şirket çalışanının katılımıyla belirlenmiş bir eğitim ve gelişim yönetimi sistemidir ve tüm çalışanlarımıza öğrenme ve gelişimde fırsat eşitliği sunmaktır. Bu sistemin işleyişinde belirlenmiş olan 4 temel fonksiyonel grup bulunmaktadır; Şirket Yönetim Kurulu, İnsan Kaynakları ve İletişim GMY, IIP Yürütme Komitesi ve Danışma Kurulu.

Şirket hedeflerine ancak çalışanların bireysel gelişimlerinin ve potansiyellerinin geliştirilerek ulaşılabileceği inancıyla, 2007 yılında İnsan Kaynakları ve İletişim GMY başkanlığında başlayan Eğitim ve Gelişim yönetim süreci, bugün çalışanlarımız tarafından sahiplenilen yönetim sisteminin bir parçası haline gelmiştir.

Eğitim ve Gelişim Yönetimi süreci çalışanlar ile nasıl paylaşılmaktadır?

Eğitim ve Gelişim Yönetim Sürecinin tüm çalışanlar tarafından sahiplenilmesi amacı ile sistemin kurulmasında görev yapan Yönetim Kurulu, IIP Komitesi ve Danışma Kurulu sistemin başarılı bir şekilde tüm personele yayılmasında önemli role sahiptir.

Sürecin çalışanlar tarafından öğrenilmesi ile ilgili işleyiş;

a) İşe alınan tüm adaylar, önce 3 günlük Oryantasyon sürecine dahil olurlar. Bu sürede Eğitim ve Gelişim Sistemi uygulamalarının da içerisinde olduğu İnsan Kaynakları uygulamaları ile ilgili olarak detaylı bir şekilde bilgilendirilirler. Bu oryantasyon süreci dahilinde paylaşılan tüm konular katılımcılara gerekli durumlarda hatırlatıcı bilgi amacı ile CD ortamında da sunulmaktadır.

b) Tüm çalışanların IIP standartları ve uygulamaları hakkında bilgilendirilmesi amacı ile hazırlanmış olan IIP El Kitapçığı tüm çalışanlar için bastırılarak dağıtılmakta ve uygulamalar hakkında bilgilendirme yapılmaktadır. Her yeni işe başlayan personele de IIP El Kitapçığı verilmektedir.

c) Eğitim Kataloğu: Her yıl güncellenen eğitimlerin personel ile paylaşılması ve personelin bu eğitimlerden haberdar olarak, bireysel gelişimlerine katkı sağlayacağını düşündükleri eğitimlere katılımının sağlanabilmesi amacı ile “Eğitim Kataloğu” basılmakta ve dağıtılmaktadır.

d) İletişim Panoları: Her yıl güncellenen Eğitim Kataloğu, tüm Türkiye coğrafyasına yayılmış olan çalışma alanlarında çalışanların bilgilendirilmesi amacı ile İletişim Panolarına asılmaktadır. Bu yöntem ile bilgisayar ortamında Eğitim ve Gelişim Süreç ve Planından haberdar olma imkanı bulamayan operasyonel alanda çalışan personelin birebir süreç ve uygulamalar hakkında bilgi sahibi olması sağlanmaktadır

e) Performans Yönetim Sistemi (PYS) uygulamaları paralelinde bireysel hedeflerin gerçekleşmesini destekleyen eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi aşamasında da personel, Eğitim ve Gelişim fırsat ve süreçleri hakkında yöneticisi tarafından bilgilendirilmektedir. Bu çerçevede Bireysel Hedeflere uygun eğitimler personel ile birlikte seçilmekte ve bu eğitimlerin bireysel – departman ve şirket hedeflerine katkıları birlikte tartışılmaktadır.

f) Organizasyonun sahip olduğu ISO standartları çerçevesinde tanımlanmış olan Entegre Yönetim Sistemi uygulamaları dahilinde çalışanlar sistemde tanımlı bulunan EYS Online üzerinden tüm süreçleri olduğu gibi Eğitim ve Gelişim Sistemi Prosedür ve süreci hakkında da bilgi alabilmektedir.

Eğitim ve Gelişim Yönetimi sürecinizin geliştirilmesi / iyileştirilmesi için neler yapıyorsunuz?

CEVA Lojistik Türkiye Entegre Yönetim Sistemi (EYS) politikalarına paralel olarak “Sürekli Gelişim” ilkesi çerçevesinde uygulamakta olduğu tüm prosedür ve süreçlerin zaman ve operasyonel ve / veya fonksiyonel gereklilikleri çerçevesinde yeniden gözden geçirilmesi ve gerekli alanlarda değişikliğe gidilmesi ve / veya güncellenmesi yönünde çalışmalar yapmaktadır. Bu çalışmalarda aşağıda belirtildiği üzere farklı metod ve yöntemler kullanılmaktadır:







Çalışan Memnuniyet Anket Sonuçlarının değerlendirilmesi



Eğitim Değerlendirme Sonuçları



Eğitim Sonrası Gelişim Takip Sonuçları



Yönetici ve Eğitmen Geribildirimleri

Performans Değerlendirme Sonuçları

Benchmark Uygulamaları

Ayrıca CEVA Lojistik Türkiye organizasyonun bağlı bulunduğu SEMEA Bölgesi (Güney Avrupa, Orta Doğu, Afrika) İnsan Kaynakları uygulamalarında farklı süreçlerin benchmark edilmesine yönelik çalışmalar yapılmakta ve en iyi uygulamalar seçilerek süreçlerin daha iyi bir noktaya getirilmesi amaçlanmaktadır.

CEVA Lojistik Türkiye benchmark uygulamaları sadece CEVA dünya ve SEMEA bölgesi ile sınırlı kalmamakta, Türkiye’deki önemli kuruluşlar ile de saha ziyaretleri gerçekleştirilerek farklı sektörlerdeki İnsan Kaynakları uygulamalarının takibi de yapılmaktadır.

Eğitim ve Gelişim Yönetimi sürecinizin iyileştirilmesi için yapılan çalışmalar nelerdir?

CEVA Lojistik Türkiye organizasyonu düzenli aralıklar ile farklı metod ve yöntemler kullanarak Eğitim ve Gelişim Sistemi ile ilgili olarak iyileştirme ve / veya geliştirme olanaklarını sorgulamakta ve sistemin daha verimli ve faydalı şekilde çalışabilmesi için gerekli altyapı ve içerik değişikliklerini organize etmektedir. Bu yöntem ve metotlar;

Değerlendirme Toplantıları

Performans Göstergeleri (KPI)’lerinin yükseltilmesi

Eğitimin Etkinliğinin Ölçümü;

Katılımcıların Geri Bildirimleri;

Eğitim Şirketleri ve Eğitmen değerlendirmeleri

İç Eğitmen Sisteminin Geliştirilmesi

İç Eğitimlerin Kitapçık ve CD Ortamına Taşınması

Tüm Uygulamaların Çalışanlarla paylaşılması şeklindedir.

Eğitim planları hangi dönemlerde yapılır ve güncellenir?

CEVA Lojistik Türkiye Eğitim Planı, yılda bir kez güncellenmekte ve hem kağıt hem de elektronik ortamda çalışanlar ile paylaşılmaktadır.

Her yıl Aralık ayında toplanan Senior Management Meeting (SMM)’de o yıla ait finansal hedefler, sonuçlar, satış ve operasyonel hedefler, gerçekleşmeler ve İnsan Kaynakları süreçlerine ilişkin hedef ve sonuçlar değerlendirilmekte ve bu hedeflerin genel gerçekleşme ve başarı düzeyleri gözden geçirilmektedir. Bu toplantılarda İnsan Kaynakları GMY başkanlığında bir önceki dönemdeki bilgiler; belirlenen eğitim ve gelişim faaliyet hedefleri, bu hedeflerin gerçekleşme oranı ve faaliyetlerin başarı değerlendirmeleri yapılmakta ve tüm bilgiler eğitim ve gelişim faaliyetlerinden bizzat sorumlu olan tüm şirket yönetim kademesi ile paylaşılmaktadır. Bu paylaşımdaki amaç, başarı oranının tüm yönetim kademesi ile paylaşılmasının yanı sıra; yeni yıl için ihtiyaçların tüm şirket yönetimi ile genel çerçevede değerlendirilmesi ve IIP Yürütme Kuruluna bir vizyon sunulmasıdır.

SMM Toplantısından sonra Ocak ayında toplanan IIP Yürütme Komitesi yeni yılda şirket yönetimi tarafından sunulan bütçe çerçevesinde şirketin hedefleri doğrultusunda çalışanların gelişimi için ihtiyaç duyulan eğitim ve gelişim faaliyet başlıkları üzerinden değerlendirmelerini yapmakta ve bu çalışmanın detaylarını Danışma Kurulu ile paylaşmaktadır. Danışma Kurulu toplantısında bir önceki yılki eğitim sunumları ile mevcut ihtiyaçların durumu değerlendirilmekte ve gerekli olan güncellemeler ve değişiklikler İnsan Kaynakları GMY’na önerilmektedir. Belirlenen Eğitim Plan ve Takvimi IIP komitesinin değerlendirmesiyle son halini alır.

Gelen bu öneriler çerçevesinde İnsan Kaynakları GMY tarafından değerlendirmeler yapılarak Eğitim Takvim ve Planı Mart ayında güncellenir, Nisan ayında da tüm çalışanlara kağıt ve elektronik ortamda duyurulur.

Hangi çalışanların hangi eğitimlere katılacağı konusunda hangi kaynaklardan yararlanılmaktadır?

Performans Değerlendirme Sonuçları; Yılda iki defa yapılan Performans Değerlendirme görüşmelerinde çalışan ve ilgili yönetici, çalışanın hem bireysel gelişimine katkıda bulunacak hem de bireysel hedeflerine ulaşmasına ve böylece departman hedeflerine katkı sağlayacak eğitimleri ortak mutabakat esasına göre belirlemektedir. Burada kritik önem taşıyan nokta, şirket ve departman hedeflerine katkı sağlayacak olan fonksiyonel ve / veya operasyonel eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesidir. Bu görüşmelerde çalışanın ihtiyaç duyduğu ve geliştirmesi gereken alanlara ilişkin belirlenen eğitimler, Bireysel Gelişim Planlarına yazılmakta ve İnsan Kaynakları GMY’na sunulmaktadır. Bu eğitimlerin belirlenmesinde Eğitim Kataloğu’ndan faydalanılmaktadır.

Yetkinlik Değerlendirme Sonuçları; Performans Değerlendirme görüşmelerinde yetkinlik değerlendirme aşamasında ortaya çıkan gelişim ihtiyaçları dikkate alınarak eğitim ihtiyaçları belirlenmekte ve ilgili yetkinliğin, hedeflerin yakalanması sürecinde olumlu yönde geliştirilmesine yönelik eğitim talepleri yapılabilmektedir. Burada yetkinliklerin geliştirilmesine yönelik değerlendirmede özellikle personelin ilgili yetkinliğin geliştirilmesinin ne kadar önemli bir ihtiyaç olduğu konusunda motive edilmesi Yöneticinin sorumluluğunda olup eğitimlerin verimliliği konusunda kritik öneme sahip bir noktadır.

Çalışan Gelişim Planları; İşe yeni başlayan personel Oryantasyon ve İşbaşı eğitimlerini tamamlamasını müteakip üçüncü ay sonunda Performans Gelişim Sürecine dahil olmaktadır. Bu sürece dahil olan tüm çalışanlar için Yönetici ile birlikte çalışan tarafından pozisyona ilişkin hedefler belirlenmekte ve çalışanın bu hedeflere ulaşmasına destek sağlamak üzere Bireysel Gelişim Planları (BGP) hazırlanmaktadır.

Çalışanların Bireysel Talepleri; Çalışanların Performans Değerlendirme sürecinde belirlenen ve Bireysel Gelişim Planlarında yer alan Eğitim ihtiyaçlarına ek olarak yıl içerisinde değişen çevresel ve iş koşulları dolayısı ile güncellenen hedeflerine ilişkin olarak ihtiyaç duydukları yetkinlik ve fonksiyonel gelişim ihtiyaç talepleri departman yöneticisi ve İnsan Kaynakları GMY tarafından dikkate alınmaktadır. Bu tür talepler yıl boyunca ihtiyaçlar çerçevesinde çalışan tarafından yapılabilmektedir.

Organizasyonun İhtiyaçları ve Yasal Gereklilikler; Her yıl şirketin büyüme ve gelişim stratejileri çerçevesinde belirlenen hedeflerine katkı sağlamak üzere oluşturulan eğitim ve gelişim faaliyetleri çerçevesinde çalışanların ne tür eğitimlere katılacağı konusundaki tespitte önemli bir fonksiyona sahiptir. Eğitim kataloğunun hazırlanması çalışmalarındaki kriterler arasında Şirketin yeni yıla ilişkin hedefleri, geliştirmesi gereken alanları yer almaktadır. Bu iki başlık firmanın hedeflerine ulaşmak için tespit edilen gelişim ihtiyaçları olarak belirlenir.

CEVA Lojistik Türkiye faaliyetlerinde yerel yönetmelik ve mevzuatlar çerçevesinde sunulması gereken kanunen gerekli eğitimlerin (İş Sağlığı ve Güvenliği, Temel İlk Yardım Eğitimi, Yangın ve Acil Durum Eğitimleri, Forklift Eğitimi, Kazan Kullanım Eğitimi vb...) planlamalar dahilinde sunulmasına önem vermektedir. Tüm operasyon alanlarında ihtiyaç duyulan eğitimlerin yanı sıra kanuni gereklilikler dolayısı ile alınması gereken eğitimler belirlenmekte ve yıl boyunca bu eğitimlerin planlaması yapılmakta ve sunulmaktadır.

Eğitmenler nasıl ve hangi kriterlere göre belirlenir?

CEVA Lojistik Türkiye şirket hedeflerine katkı sağlamak üzere belirlenmiş olan eğitim ihtiyaçları, Sürekli Gelişim programı çerçevesinde üç ana başlık altında sınıflandırılmaktadır:
a) Kişisel Gelişim Eğitimleri

b) Teknik Eğitimler

c) Bilinçlendirme Eğitimleri

Bu üç başlık altında oluşturulan eğitimlerin temel amacı, şirket hedeflerine katkı sağlayacak olan çalışanların bireysel gelişimine olanak sağlamaktır. Bireylerin gelişimi paralelinde departman hedeflerine ulaşılacak, departman hedeflerinin gerçekleşmesi de şirket genel hedeflerinin başarılmasına destek olacağı anlayışı ile planlamalar yapılmaktadır. Bu üç ana başlık altındaki eğitimler, şirketin iyileştirmeye ihtiyaç duyduğu alanlara paralel olarak 2 ayrı kategoride değerlendirilmektedir.

a) Dış Eğitimler b) İç Eğitimler

Dış Eğitimler

Eğitim ihtiyaçları şirketin hedeflerine paralel olarak şirkete ve bireye katma değer kazandıracak eğitimler olarak tanımlandıktan sonra eğitimlerin belirlenmesi aşamasına geçilmektedir. Bu ihtiyaçların belirlenmesini müteakip eğitim kurumlarından CEVA’ya özel eğitim programları oluşturmaları talep edilmektedir. Bu amaç ile eğitim şirketleri ile eğitim ihtiyaç nedenleri, organizasyonun genel iş yapış şekli, demografik yapısı vb. bilgiler paylaşılmakta ve eğitim şirketi ile önceden belirlenmiş olan bir grup çalışanın eğitimin içeriğinin hazırlanmasına yönelik bir araya gelerek görüş alışverişinde bulunmaları sağlanmaktadır. Firma eğitmenleri ile eğitim öncesinde tanışma ve karşılıklı beklentileri daha detaylı öğrenmek amacıyla eğitim firmaları ile demo eğitimleri de gerçekleştirilmektedir.

Eğitimlerin belirlenme noktasında özellikle bilgi-beceri geliştirmeye yönelik eğitimler olmasına dikkat edilmektedir. CEVA Organizasyonu şirket hedeflerine ve bireysel hedeflerin ulaşılmasına doğrudan katkısı olmayan motivasyonel amaçlı eğitimlerin sunumunu tercih etmemektedir. Bu nedenle eğitimlerin seçiminde daima ilgili eğitimin birey, departman ve şirket hedeflerine katkısı sorgulanmakta ve net bir şekilde bu katkılar tanımlandıktan sonra ilgili eğitim planlaması yapılmaktadır.

İç Eğitimler

Şirket ve departman ihtiyaçlarına yönelik olarak bireylerin gelişimi amaçlı iç eğitmenlerin belirlenme noktasında da özellikle teknik alanda ihtiyaç duyulan gereklilikler çerçevesinde değerlendirme yapılmaktadır. Uzmanlık gerektiren alanlarda dış eğitimlerin yeterli kaynak sunamadığı noktalarda iç eğitim içerikleri belirlenmekte ve iç eğitmenlerden destek alınarak eğitimler planlanmaktadır. İç eğitmenler, şirket içinde uzun yıllardan bu yana görev yapan ve sunum becerileri gelişmiş ve / veya şirket tarafından desteklenerek geliştirilmiş çalışanlardan oluşmaktadır. CEVA çalışanları arasından eğitim ve gelişim faaliyetlerinde aktif görev alacak olanlar gönüllülük esası ile belirlenerek “Eğitimcinin Eğitimi” Eğitimi ile desteklenmekte ve kendi alanlarında uzman oldukları konularda diğer çalışanlara eğitimler sunmaktadırlar.

Eğitim almış çalışanlardaki gelişimler takip ediliyor mu?

Çalışanlara sunulan eğitimler sonucu çalışanlardaki gelişimler takip edilmektedir.

Çalışanın eğitimi almasının ardından ilgili departman yöneticisi, çalışanın eğitim sonrası yetkinliklerindeki değişimleri ve eğitimden sonra işe olan katkısına dair gözlem ve bulgularını Bireysel Gelişim Planlarında kayıt altına almaktadır. Burada dikkatle üzerinde durulan nokta, çalışanın ilgili eğitimden ne kadar faydalanabildiği ve eğitim sonuçlarını iş performansına ne kadar yansıttığıdır. Yönetici eğitim sonrasında çalışan ile yapılan düzenli sohbetlerde eğitimin içeriği ve faydasına yönelik çalışan değerlendirmesini mutlaka almakta ve sahada bu faydanın performansa yansıtılması için çalışanın gözlemleneceği bilgisini paylaşmaktadır. Bu görüşme çalışanın eğitimin amacının iş performansına yansıtılmasındaki önemi bilmesi ve bu bakış açısıyla eğitime katılması açısından da önem arz etmektedir.

Bu aşamanın desteklendiği ikinci aşama ise 6 aylık Performans Değerlendirme görüşmeleridir. Çalışanın hedeflerine katkı sağlamak üzere talep ettiği eğitimlerin alınmasını müteakip yetkinlik bazında değişimleri birebir görüşme ve değerlendirme ile yeniden gözden geçirilmekte ve değişim / gelişim süreci değerlendirilmektedir.

Bu değerlendirmeler paralelinde her yıl düzenli olarak kendisini ve yetkinliklerini geliştirmiş olan çalışan için atama / terfi ve iş zenginleştirme olanakları kullanılmaktadır.